Keď sa povie „analýza trhu“, niektorí verejní obstarávatelia si automaticky predstavia prípravné trhové konzultácie alebo podujatie typu Meet the Buyer. Hoci ide o príbuzné pojmy, v praxi nejde o to isté.
Analýza trhu je širší pojem. Je to proces, ktorým si verejný obstarávateľ zisťuje, čo trh ponúka, za aké ceny, aké technické riešenia sú bežné, kto sú hlavní hráči na trhu a podobne. Môže ju robiť čisto vlastnými silami, z verejne dostupných zdrojov a bez kontaktu s dodávateľmi.
Oproti tomu, prípravné trhové konzultácie (PTK) sú formálny nástroj upravený zákonom o verejnom obstarávaní – umožňujú priamo komunikovať s dodávateľmi pred vyhlásením súťaže, ale vyžadujú dodržané určité pravidlá (rovnaký prístup, zverejnenie informácií, dokumentácia).
V tomto článku sa dozviete, ako si verejný obstarávateľ môže spraviť domácu úlohu pred súťažou – zmapovať si trh tak, aby mal dostatok informácií pre správne nastavenie súťažných podkladov.
Prečo sa oplatí zmapovať trh
Ak verejný obstarávateľ zanedbá prípravu a „ide súťažiť naslepo“, môže ho to dobehnúť hneď niekoľkými spôsobmi:
- Neúspešná súťaž – buď nikto nepredloží ponuku, alebo ponuky budú mimo alokovaných finančných zdrojov.
- Zle nastavené požiadavky – ak sú technické parametre či zmluvné podmienky mimo trhových štandardov, môže to odradiť relevantných dodávateľov.
- Neefektívne vynaložené prostriedky – ak by sa za rovnakú cenu dala získať lepšia kvalita, verejný obstarávateľ o tom ani nemusí vedieť.
Trh sa vyvíja. To, čo platilo pred dvoma rokmi, dnes nemusí byť aktuálne. Preto sa aj pri opakovaných zákazkách oplatí urobiť aspoň rýchlu kontrolu situácie na trhu.
Mapovanie trhu nie je len „papierovanie navyše“. Je to konkrétny nástroj na zníženie rizík a zvýšenie šancí, že verejné obstarávanie prebehne hladko a s kvalitným výsledkom.
Aké nástroje má verejný obstarávateľ k dispozícii
Na analýzu trhu nemusí mať verejný obstarávateľ veľký tím ani špecializovaný softvér. Stačí vedieť, kde a čo hľadať. Tu sú osvedčené zdroje a nástroje:
Verejne dostupné informácie
- Webové stránky dodávateľov – poskytujú orientačný prehľad o portfóliu, špecializácii, technických riešeniach aj referenciách.
- Cenníky a e-shopy – najmä pri tovaroch je možné získať predstavu o bežných trhových cenách.
- Register zmlúv a Vestník verejného obstarávania – skvelý zdroj údajov o cenách, objemoch, opise predmetu plnenia či zmluvných podmienkach v iných verejných obstarávaniach.
- Otvorené dáta a analytické nástroje (napr. UVOstat) – pomôžu zmapovať historické verejné obstarávania na podobný predmet.
Nepriama komunikácia s trhom
- Odborné články a štúdie – zamerané na trendy, technické riešenia alebo porovnania produktov.
- Výstavy, veľtrhy a odborné podujatia – fóra, výstavy a konferencie sú príležitosťou získať prehľad o produktoch, službách a technologických novinkách. Verejný obstarávateľ takto môže sledovať trhové trendy bez priameho zapájania dodávateľov do prípravy zákazky.
- Spolupráca s vysokými školami – Univerzity a odborné vysoké školy môžu byť silným partnerom pri analýze trhu – najmä ak ide o inovatívne alebo technicky náročné zákazky. Zapojenie odborníkov z akademickej sféry zvyšuje kvalitu prípravy a podporuje rozvoj vysokého školstva.
- Konzultácie s inými verejnými obstarávateľmi – najmä ak už riešili podobnú zákazku, ich skúsenosti môžu byť veľmi cenné.
Interné dáta a skúsenosti
- Vlastné historické zákazky – ak už verejný obstarávateľ obstarával niečo podobné, má po ruke cenný zdroj informácií. Treba si však dať pozor na zmluvy uzatvorené pred výraznými trhovými zmenami, ako bola pandémia, energetická kríza či vojna na Ukrajine. Ceny aj dostupnosť produktov sa mohli zásadne zmeniť. Dôležité je tiež overiť, čo presne sa v minulosti obstarávalo – aby nedošlo k nedorozumeniam pri technicky zložitých alebo rôznorodých položkách.
- Spätná väzba od používateľov – zamestnanci, ktorí budú výsledok zákazky využívať, môžu upozorniť na praktické požiadavky, nedostatky z minulosti či nesúlad medzi zmluvou a reálnym plnením. Ak ešte beží predchádzajúca zmluva, oplatí sa pozrieť na jej priebeh: ako často sa vystavovali objednávky, aký bol režim fakturácie, či boli komplikácie pri dodávkach. Užitočné môže byť aj osobné overenie poskytovania služby alebo tovaru v teréne. Na zváženie je tiež rozhovor s aktuálnym dodávateľom (bez zmienky o novej zákazke) alebo adresný dotazník zisťujúci, čo by sa dalo zlepšiť.
Prieskum trhu bez zbytočných rizík
Hoci analýza trhu nie je v zákone explicitne upravená, verejný obstarávateľ by mal dbať na to, aby bola vykonaná všeobecne, nestranne a bez vplyvu konkrétnych hospodárskych subjektov. Ide najmä o to, aby:
- nedochádzalo k získavaniu exkluzívnych informácií od vybraných dodávateľov,
- sa neskôr neobjavili pochybnosti, že podmienky súťaže vznikli „na mieru“,
- boli zaznamenané použité zdroje informácií a dôvody rozhodnutí, vrátane toho, ako sa tieto zistenia premietli do finálneho znenia súťažných podkladov a opisu predmetu zákazky.
Čo je v poriadku:
- Zber údajov z verejne prístupných zdrojov
- Analýza údajov o predchádzajúcich verejných obstarávaniach
- Veľtrhy a výstavy
- Spolupráca s vysokými školami
- Konzultácie s inými verejnými obstarávateľmi
Čo už nie je v poriadku:
- Individuálna komunikácia s jedným dodávateľom, najmä ak sa týka konkrétnych parametrov alebo požiadaviek budúcej zákazky.
- Zisťovanie technických špecifikácií alebo návrhov riešení od konkrétnych dodávateľov – ak verejný obstarávateľ oslovuje hospodárske subjekty s cieľom získať vstupy, ktoré ovplyvnia opis predmetu zákazky, ide už o prípravnú trhovú konzultáciu podľa § 25 ZVO. Táto forma komunikácie je regulovaná zákonom a vyžaduje splnenie osobitných povinností – najmä zverejnenie výzvy, dokumentovanie priebehu a zabezpečenie rovnakého prístupu všetkým záujemcom.
Kedy stačí vlastný prieskum a kedy už treba prípravné trhové konzultácie
Nie každé verejné obstarávanie si vyžaduje adresnú komunikáciu s trhom. Niekedy stačí, keď si verejný obstarávateľ urobí vlastný prieskum „od stola“. V iných prípadoch je naopak rozumné – a často aj nevyhnutné – siahnuť po oficiálnych prípravných trhových konzultáciách (PTK).
Kedy stačí vlastný prieskum
- Predmet obstarávania je štandardizovaný a na trhu bežne dostupný (napr. kancelárske potreby, bežné IT vybavenie, jednoduché stavebné práce)
- Verejný obstarávateľ už má skúsenosť s daným plnením a nepotrebuje nové informácie
- Z dostupných verejných údajov je možné získať spoľahlivé cenové aj technické informácie
- Trhové podmienky sú stabilné, bez významných zmien v cene či technológii
Kedy radšej siahnuť po PTK
- Zákazka je zložitá alebo technicky špecifická
- Verejný obstarávateľ nemá dostatok informácií o trhu (napr. úplne nový typ služby alebo inovatívne riešenie)
- Existuje viacero technických riešení a verejný obstarávateľ potrebuje porovnať ich výhody, nevýhody a ceny
- Nesúlad medzi očakávaním verejného obstarávateľa a ponukami v minulosti (napr. predchádzajúca súťaž skončila neúspešne)
- Verejný obstarávateľ potrebuje otvorenú spätnú väzbu na pripravovaný opis predmetu zákazky alebo návrh zmluvy
- Na trhu došlo k výraznej zmene podmienok v dôsledku geopolitických alebo iných externých udalostí (napr. vojna, energetická kríza, pandémia), ktoré ovplyvnili dostupnosť tovarov, spôsob poskytovania služieb alebo realizáciu prác
Praktické tipy na záver
Analýza trhu je základom každého dobre pripraveného verejného obstarávania. Pomáha predísť chybám, zvyšuje šancu na konkurenciu a vedie k lepšiemu výsledku. Aby však naozaj plnila svoj účel, oplatí sa držať týchto odporúčaní:
✅ Ukladajte si všetko do dokumentácie
Každý prieskum, analýza cien, zistenie z trhu – hoci aj z verejne dostupných zdrojov – by mal byť zaznamenaný. V prípade kontroly ide o dôležitý dôkaz dôslednej prípravy.
✅ Držte sa verejne dostupných zdrojov
Pokiaľ nechcete formálne otvárať PTK, vyhýbajte sa individuálnej komunikácii s konkrétnymi dodávateľmi. Webové stránky, registre zmlúv, vestník, cenníky a odborné články ponúkajú viac, než sa na prvý pohľad zdá.
✅ Nehrajte sa na odborníka za každú cenu
Ak ide o nový alebo technicky náročný predmet zákazky, nebojte sa formálne prizvať trh na spoluprácu cez prípravné trhové konzultácie. Ukážete tak profesionalitu, posilníte dôveru a znížite riziko námietok.
✅ Trh sa mení – nespoliehajte sa na staré skúsenosti
Aj pri opakovanej zákazke si overte, či sa nezmenili technológie, ceny, právne predpisy alebo možnosti na trhu. Analýza trhu nie je jednorazová úloha – je to súčasť každého kvalitného obstarávania.
✅ Využívajte analytické dáta a predikcie z odborných zdrojov
Na trhu je dostupné množstvo dát o vývoji cien, výkonnosti dodávateľov či rizikách v jednotlivých sektoroch. Viaceré nezávislé spoločnosti, profesijné asociácie alebo analytické portály zverejňujú komentáre a analýzy, ktoré môžu verejnému obstarávateľovi pomôcť odhaliť trendy, problémy alebo predpokladané výkyvy v čase. Užitočné môžu byť napríklad výstupy z Eurostatu, OECD, Národnej banky Slovenska, FinStatu alebo ďalších analytických platforiem.