Predstavte si, že vyhlásite veľkú súťaž na rekonštrukciu budovy. Očakávate nával ponúk, veď trh je plný stavebných firiem. Príde však termín otvárania a vy zisťujete, že máte len jednu ponuku. Čo sa stalo? Príčina pritom zriedkakedy tkvie v nízkej PHZ, ale skôr v psychológii bariér, ktoré sme pred uchádzačov nevedomky postavili. Každá zbytočná podmienka v súťažných podkladoch pôsobí ako neviditeľné sito, ktorým však namiesto nekvality často demotivujeme práve tých najschopnejších hráčov.
Dáta Európskeho dvora audítorov (ECA) totiž vykresľujú čoraz nelichotivejší obraz: priemerný počet ponúk na jednu výzvu v EÚ klesol z 5,4 v období pred rokom 2010 na súčasných 3,4. Ešte varovnejší je trend v oblasti súťaží s jediným uchádzačom (tzv. single bidding). Podľa odhadov ECA podiel takýchto postupov v rámci Únie vzrástol z 23,5 % v roku 2011 na alarmujúcich 41,8 % v roku 2021. Tieto závery čiastočne korigujú aj ďalšie analýzy (Da Rosa et al., 2025), ktoré potvrdzujú nárast súťaží s jednou ponukou po zavedení európskych smerníc v priemere o 3,8 % (z 15,66 % na 19,43 % v sledovaných obdobiach). Tento paradox „prázdnych stolov“ je výsledkom zložitého rozhodovacieho procesu na strane firiem. Tie totiž nevnímajú verejné obstarávanie len ako príležitosť na zisk, ale predovšetkým ako investíciu s vysokým rizikom straty – nielen finančnej, ale aj reputačnej.
Neviditeľná cenovka: Náklady na účasť
Keď nákupca nastavuje podmienky účasti, často si neuvedomuje koncept tzv. „entry costs“ (nákladov na účasť). Pre firmu nie je podanie ponuky len rutinným “vyplnením formulárov“. Je to náročný projekt sám o sebe, ktorý si vyžaduje niekedy až stovky hodín vysoko špecializovanej práce. Carboni et al. (2017) vo svojej analýze zdôrazňujú, že tieto náklady zahŕňajú nielen priamu prípravu dokumentácie, ale aj tzv. informačné náklady – čas potrebný na “dešifrovanie” nejasných požiadaviek a hľadanie relevantných informácií.
Do hry vstupuje čas kľúčových expertov na kalkulácie, práca právnych oddelení preverujúcich zmluvné riziká a administratívne kapacity, ktoré by inak mohli generovať zisk niekde inde. Vedecké štúdie naznačujú, že tieto transakčné náklady môžu v priemere dosahovať až 0,5 % celkovej hodnoty zákazky (Gelderman et al., 2006). Pri miliónovom tendri tak firma riskuje 5 000 eur v nákladoch na mzdy a réžiu ešte skôr, než vôbec vie, či má šancu uspieť. Ak je proces príliš fragmentovaný alebo vyžaduje nadmerné overovanie dokumentov už v úvode, bariéra pre vstup sa stáva pre mnohých, najmä menších inovatívnych dodávateľov, neprekonateľnou.
Rozhodovanie uchádzača pripomína matematickú rovnicu o „očakávanej hodnote“. Firma nepozerá len na možný zisk, ale váži ho pravdepodobnosťou úspechu a nákladmi na prípravu ponuky. Ak sa proces stáva neprehľadným “administratívnym peklom“, hodnota účasti v očiach manažérov prudko klesá. Paradoxne tak prísne podmienky nefungujú ako sito na nekvalitných, ale skôr ako odpudzovač pre tých najvyťaženejších (Pohja, 2021). Výsledkom je, že zo súťaže nevypadávajú tí najdrahší, ale tí, ktorí si najviac cenia čas svojich ľudí. Práve preto na konci procesu nákupca často nenájde špičkovú kvalitu, ale len firmy, ktoré majú voľné kapacity na “papierovanie“, pretože na reálnom trhu o ich služby nie je až taký záujem. Tento jav v konečnom dôsledku vedie k zakonzervovaniu trhu, kde o verejné zákazky súťaží stále ten istý úzky okruh “procesne zdatných“ firiem.
Možný Zisk
Potenciálny výnos pri úspešnom plnení
Šanca na úspech
Pravdepodobnosť, že zákazku reálne získate
Náklady na účasť
Fixná investícia do prípravy (vytratené peniaze)
Atraktivita
Čistá hodnota príležitosti pre firmu
Dilema nákupcu: Ochrana alebo byrokracia?
Verejní obstarávatelia sa denne pohybujú na tenkom ľade, kde na jednej strane stojí legitímna snaha ochrániť verejné zdroje a dodržať literu ZVO a na strane druhej hrozba ochromujúcej byrokracie. Ide o klasickú dilemu: Podvody vs. Red Tape. Snaha eliminovať každé mysliteľné riziko zneužitia zdrojov alebo protežovania, vedie nákupcov k vrstveniu čoraz komplikovanejších kontrolných mechanizmov. Carboni et al. (2017) v tejto súvislosti hovoria o “procedurálnej rigidite“, ktorá je síce motivovaná snahou o transparentnosť, no v skutočnosti dusí hospodársku súťaž.
Výsledkom je neflexibilné prostredie, ktoré namiesto flexibility a hľadania hodnoty uprednostňuje rigidné dodržiavanie procesov (McCue et al., 2015). Tento stav nákupcovia často nazývajú „defenzívnym obstarávaním“ – ich primárnym cieľom už nie je nakúpiť najlepšie na trhu, ale vytvoriť nepriestrelný proces, ktorý prežije akúkoľvek budúcu kontrolu. Dôsledkom je však strata príležitostí na inovácie, pretože inovatívne riešenia sa málokedy dajú vtesnať do vopred nalinkovaných a nepružných šablón.
📌 Dobré vedieť: Skryté bariéry nie sú vždy úmyselné. Môže ísť o prehnané požiadavky na špecifické certifikáty, ktoré v danom odvetví nie sú štandardom, alebo extrémne prísne technické normy. Carboni et al. (2017) upozorňujú, že práve technické špecifikácie sú často najefektívnejšou, hoci neúmyselnou bariérou. Čím viac “zbytočných pečiatok“ vyžadujete hneď na začiatku, tým menej reálnej hospodárskej súťaže uvidíte pri otváraní ponúk.
Zákon o verejnom obstarávaní v § 38 jasne stanovuje, že podmienky účasti musia byť primerané a musia priamo súvisieť s predmetom zákazky. Napriek tomu v praxi nákupcovia, poháňaní strachom z kontrolných orgánov, často volia cestu istoty a podmienky zbytočne sprísňujú. Psychologicky tým však trhu vysielajú signál hlbokej nedôvery. Dodávatelia tento signál čítajú jasne: „Tento verejný obstarávateľ nehľadá partnera na riešenie problému, ale subjekt, ktorý na seba preberie všetky administratívne riziká.“ Pre špičkové firmy prestáva byť verejný sektor prioritným trhom, ak byrokratická záťaž prevýši odbornú podstatu zákazky. V konečnom dôsledku tak štát prichádza o kontakt s inováciami, pretože ich nositelia sa odmietajú zúčastňovať na procesoch, kde je formálna bezchybnosť dokumentácie dôležitejšia než výsledná úroveň plnenia.
Strach z chyby: Keď administratíva víťazí nad kvalitou
Jedným z najsilnejších demotivačných faktorov je riziko formalistického vylúčenia. Extrémne komplexné podmienky zvyšujú u firiem psychologický tlak a vyvolávajú pocit, že úspech v súťaži závisí viac od administratívnej neomylnosti, než od technickej kvality riešenia. Uchádzač sa neobáva konkurencie, ale toho, že aj po investovaní stoviek hodín expertnej práce do ponuky bude vylúčený pre banálnu procesnú alebo administratívnu chybu.
Táto obava zo zmareného úsilia je podstatne silnejšia, než si mnohí verejní obstarávatelia pripúšťajú (McCue et al., 2015), a často funguje ako hlavný dôvod, prečo tie najlepšie firmy verejný sektor úplne ignorujú. Firmy vnímajú riziko, že ich ponuka bude zamietnutá pre “chýbajúce čestné vyhlásenie”, ako príliš vysokú cenu za možnosť získať zákazku. Toto “odradenie od štartu“ vedie k tomu, že verejné obstarávanie stráca svoj primárny účel – nájsť najlepšie riešenie za férovú cenu – a stáva sa hrou o prežitie v byrokratickom labyrinte.
🧠 Zapamätajte si: Transparentnosť by nemala znamenať komplikovanosť. Otvorenosť v obstarávaní preukázateľne znižuje ceny (Karanicolas, 2018), ale len vtedy, ak je sprevádzaná jednoduchosťou prístupu.
Riešenie: Menej je niekedy viac
Cesta k lepším ponukám vedie cez radikálne zjednodušenie tam, kde to zákon dovoľuje. Moderný nákupca by mal využívať nástroje, ktoré mu zákon o verejnom obstarávaní ponúka na zníženie záťaže uchádzačov a zatraktívnenie súťaží. Napríklad:
- Jednotný európsky dokument (JED): Podľa § 39 môže hospodársky subjekt predbežne nahradiť doklady vyhlásením. Je to kľúčový nástroj na zníženie administratívnych bariér v prvej fáze, ktorý umožňuje firmám sústrediť sa na jadro ponuky, nie na zbieranie pečiatok.
- Prípravné trhové konzultácie: Podľa § 25 môže obstarávateľ komunikovať s trhom ešte pred vyhlásením súťaže. Je to najlepší spôsob, ako zistiť, či podmienky, ktoré plánujete nastaviť, nie sú pre firmy demotivačné a sú objektívne potrebné. Carboni et al. (2017) potvrdzujú, že skorý dialóg s trhom výrazne znižuje informačnú asymetriu a láka viac uchádzačov.
- Kritériá na kvalitu (MEAT): Vyhodnocovanie na základe najlepšieho pomeru ceny a kvality (§ 44) môže byť pre firmy atraktívnejšie, pretože im ponecháva priestor pre férovú maržu, čím kompenzuje ich náklady na účasť (Pohja, 2021). Kvalitné firmy chcú súťažiť v odbornosti, nie v schopnosti stlačiť cenu na hranicu prežitia.
Samotné zjednodušovanie procesov však nemusí stačiť, ak na druhej strane chýba dôvera. Tu prichádza na rad podujatie „Meet the Buyer“. Ide o neformálne stretnutia, kde verejný obstarávateľ nepredstavuje konkrétne súťaže, ale skôr filozofiu svojho nákupu, interné fungovanie, a najmä strednodobé nákupné plány. Informovanie o budúcich nákupoch umožňuje firmám včasné plánovanie zdrojov a budovanie tímov, čo je podľa výskumov kľúčovým faktorom pre úspešnú účasť v tendroch.
Tento nástroj je kľúčový najmä pre menšie firmy a nových hráčov, ktorí sa verejného sektora boja pre jeho vnímanú “uzatvorenosť“. Keď nákupca dopredu otvorene povie, čo plánuje obstarávať v najbližšom roku, dodávatelia získavajú drahocenný čas na prípravu. Odstraňuje sa tým pocit, že súťaže sú “šité na mieru“ pre vyvolených, ktorí majú zákulisné informácie. Ak dodávateľ vidí, že verejný obstarávateľ má záujem o férovú hospodársku súťaž a je pripravený odpovedať na otázky týkajúce sa formálnych procesov, prirodzene opadávajú obavy z toho, že čas a energia investované do prípravy ponuky vyjdú nazmar. Meet the Buyer tak nie je len obyčajným podujatím, ale silným psychologickým signálom, že trh je vítaný. Kvalitné ponuky totiž nikdy nezačínajú vyhlásením súťaže, ale budovaním prostredia, v ktorom firmy vidia zmysel investovať svoju expertízu do verejného sektora.
Na záver...
Verejné obstarávanie nesmieme vnímať len cez optiku paragrafov a procesnej bezchybnosti. V našej praxi sme sa opakovane presvedčili, že ide predovšetkým o strategický boj o pozornosť a dôveru tých najlepších hráčov na trhu. Ak budeme ako nákupcovia ignorovať psychológiu uchádzačov a ich reálne náklady na prípravu ponuky, riskujeme, že v našich súťažiach namiesto kvalitných dodávateľov ostanú už len tí, ktorí sa špecializujú na administratívnu odolnosť, namiesto technickej excelentnosti. Vo finále tak nevyhrá ten, kto vie najlepšie postaviť školu či opraviť cestu, ale ten, kto sa vie najlepšie “prebiť“ cez procesné nástrahy.
Čo si odniesť do praxe?
- Starostlivo zvážte podmienky účasti: Pred vyhlásením súťaže sa spýtajte: „Je táto podmienka účasti naozaj nevyhnutná pre úspech projektu, alebo ma len chráni pred imaginárnym rizikom?“
- Využívajte JED a predvyplnené formuláre: Nežiadajte od firiem hory papierov hneď v úvode. Nechajte ich súťažiť a odľahčite ich od zbytočnej administratívy.
- Komunikujte s trhom: Prípravné trhové konzultácie a stretnutia typu „Meet the Buyer“ sú legálnym a efektívnym nástrojom na nastavenie férových podmienok a budovanie dlhodobého partnerstva s trhom.