Verejné obstarávanie je plné rozhodnutí – veľkých aj malých. Nákupca volí spôsob súťaže, dodávateľ zvažuje účasť, hodnotiteľ porovnáva ponuky. Za každým krokom je rozhodovací proces, ktorý ovplyvňuje výsledok rovnako ako zákon či metodika.
Rozhodovanie nie je vždy racionálne. Psychológia ukazuje, že ľudia sa často riadia skratkami, rutinami a emóciami. Vyhýbajú sa riziku, reagujú na nejasnosť, preceňujú zlé skúsenosti z minulosti. Aj skúsený dodávateľ môže zvažovať účasť nie podľa faktov, ale podľa pocitu, že to „zase nemá zmysel“.
Týmto procesom sa venuje behaviorálna psychológia – vedný odbor, ktorý skúma, ako sa ľudia v skutočnosti rozhodujú. V spolupráci s ekonómiou vytvára behaviorálne vedy, ktoré ukazujú, že rozhodnutia nie sú len o faktoch, ale aj o prostredí, v ktorom ich robíme. Ak zmeníme prostredie – jazyk výzvy, množstvo informácií, spôsob komunikácie – mení sa aj správanie ľudí.
V tejto oblasti sa často používa aj anglický pojem „bias“ – označuje sklon k zaujatému alebo skreslenému rozhodovaniu, ktoré nie je úplne racionálne, hoci sa tak javí. Slovenský ekvivalent neexistuje, no dá sa opísať ako predvídateľná odchýlka v uvažovaní, ktorá vzniká z našich skúseností, zvyklostí alebo emócií.
Jazyk výzvy, miera byrokracie, komunikácia verejného obstarávateľa – všetky tieto prvky ovplyvňujú, ako sa dodávatelia rozhodujú. Rovnako dôležité je aj to, ako sa rozhoduje samotný nákupca: aké preferencie uprednostňuje, aké riziko je ochotný podstúpiť, ako reaguje pod časovým tlakom.
Behaviorálne prístupy poskytujú nástroje, ako tieto rozhodnutia lepšie chápať – a ako ich jemne usmerniť. Nie zákazmi, ale lepším dizajnom procesu. Nie nátlakom, ale zrozumiteľnosťou a dôverou.
Ako rozhodujú dodávatelia – a prečo sa často nezúčastnia?
Verejné zákazky sú pre mnohé firmy zaujímavé, ale nie pre všetky sú aj reálne dostupné. Rozhodnutie zapojiť sa do súťaže nie je len otázkou kapacity či ceny – je to rozhodovanie pod neistotou, rizikom a časovým tlakom. A práve v takýchto situáciách majú veľký vplyv behaviorálne skratky.
⚖️ Strach zo straty je silnejší než nádej na zisk
Behaviorálna ekonómia ukazuje, že ľudia sa často vyhýbajú riziku, najmä ak je výsledok neistý a náklady známe. Pre malého dodávateľa môže aj samotná príprava ponuky znamenať desiatky hodín práce, bez záruky úspechu. Ak navyše v minulosti neuspel – alebo pozná niekoho, kto mal negatívnu skúsenosť – riziko vníma ešte silnejšie.
🧱 Byrokracia ako psychologická bariéra
Formuláre, doklady, splnenie formálnych náležitostí. Z pohľadu verejného obstarávateľa bežné požiadavky, z pohľadu menšej firmy často neprekonateľná prekážka. Najmä ak je dokumentácia rozsiahla, neprehľadná alebo plná právnického jazyka, dochádza k tzv. kognitívnemu preťaženiu – človek sa cíti zahltený, a rozhodne sa neurobiť nič.
🧠 „Nie je to pre nás“ – vplyv vnímania a očakávaní
Ak výzva pôsobí komplikovane, ak je zákazka veľká a podmienky nejasné, dodávateľ si môže automaticky povedať, že „to nie je pre nás“. Nie preto, že by to objektívne nezvládol, ale preto, že sa tak rozhodne na základe dojmu. Príliš časté súťaže s rovnakými veľkými víťazmi môžu tento efekt ešte posilniť – vzniká tzv. status quo bias.
📉 Negatívna skúsenosť preváži tú pozitívnu
Jedna zlá skúsenosť s verejným obstarávaním má často väčšiu váhu než viacero dobrých. Stačí, že firma raz vypadla pre formálnu chybu, alebo že mala pocit neférového zaobchádzania. V mysli zostáva dojem: „nemá to zmysel“. Tento efekt sa volá negativity bias a je silnejší než logická úvaha o nových príležitostiach.
Ako môže verejný obstarávateľ znížiť bariéry a zlepšiť rozhodovanie dodávateľov
Verejné obstarávanie môže na prvý pohľad pôsobiť ako exaktný, formálny proces. V praxi je však každý jeho krok ovplyvnený aj ľudským rozhodovaním – a to často nie je ideálne racionálne. Ak má byť súťaž naozaj otvorená, nestačí spoliehať sa na splnenie zákonných podmienok. Rozhoduje aj to, ako verejný obstarávateľ formuluje výzvu, ako komunikuje a ako pomáha znížiť vnímané riziko na strane dodávateľov.
✍️ Zrozumiteľný jazyk a štruktúra výzvy
Komplikované formulácie, dlhé súvetia a právnický jazyk zvyšujú psychologickú bariéru vstupu. Dodávateľ si nie je istý, čo presne má dodať, ako má reagovať, čo sa od neho očakáva. Krátke a vecné formulácie, členenie textu do bodov, zvýraznenie dôležitých častí – to všetko pomáha rýchlejšie pochopiť podmienky a dodržať ich.
Príklad:
Zložité:
„Verejný obstarávateľ požaduje preukázanie splnenia podmienok účasti predložením výpisu z ORSR nie staršieho ako tri mesiace.“
Jednoduchšie:
„Predloží aktuálny výpis z ORSR (nie starší ako 3 mesiace).“
📂 Zníženie formálnej záťaže tam, kde to ide
V mnohých prípadoch je možné pripraviť podklady tak, aby bola účasť jednoduchšia – bez toho, aby sa znížila náročnosť súťaže. Predvyplnené formuláre, vzory či jednotné šablóny znižujú mentálnu aj administratívnu záťaž, najmä pre menších dodávateľov. Dôležité je jasne oddeliť, čo je povinné a čo len odporúčané.
Príklad:
✔️ Súčasťou výzvy je editovateľný súbor na vyplnenie jednotného európskeho dokumentu (JED).
✔️ Zlúčenie viacerých samostatných príloh do jedného súboru, ak ich netreba predkladať osobitne.
👥 Transparentná komunikácia znižuje neistotu
Počas lehoty na predkladanie ponúk je komunikácia možná výhradne prostredníctvom elektronického prostriedku podľa § 20 ZVO. Aj v tomto prípade je však dôležité, ako verejný obstarávateľ odpovedá na žiadosti o vysvetlenie: včas, vecne a zrozumiteľne. Každá odpoveď môže znížiť neistotu a zvýšiť šancu, že dodávateľ ponuku skutočne podá.
Z praxe:
„Prečítajte si súťažné podklady“ – aj takto znie odpoveď na žiadosť o vysvetlenie. Inokedy verejný obstarávateľ len napíše: „VO trvá na podmienke“ alebo „nepovažuje ju za nezákonnú“. Bez vysvetlenia, prečo ju považuje za súladnú so zákonom, ako k nej dospel, či aký účel má splniť. Dodávateľ má pocit, že ho verejný obstarávateľ “odbíja” – a ak niečo nesplní úplne presne, radšej sa do súťaže nezapojí vôbec.
🟢 Ako by to mohlo fungovať lepšie
✔️ Odpoveď verejného obstarávateľa objasňuje zmysel požiadavky: „Túto referenciu požadujeme kvôli špecifickej technológii, ktorá sa bežne vyskytuje pri zákazkách s určitými technickými požiadavkami. Podľa našich skúseností je kľúčová pre bezproblémovú implementáciu.“
✔️ Ak je odpoveď jednoduchá, nie je strohá: „Podmienka zostáva nezmenená, pretože je kľúčová pre úspešnú implementáciu. Zvažovali sme aj iné alternatívy, ale tie sa ukázali ako menej efektívne.“
✔️ Verejný obstarávateľ odpovedá jasne, stručne a bez zbytočných odkazov na iné časti dokumentácie, ak to nie je nevyhnutné.
✔️ Odpovede sú priebežne zverejňované a dávajú ostatným dodávateľom lepší obraz o (meniacich sa) podmienkach súťaže.
⏳ Priestor na dialóg pred súťažou
Pred samotným vyhlásením zákazky má verejný obstarávateľ väčšiu voľnosť v komunikácii s trhom – s rešpektovaním zákona a princípov verejného obstarávania.
V tejto fáze však existujú efektívne a zákonné formy, ako komunikovať či informovať a pripraviť trh na účasť v súťaži:
- Vydanie tlačovej správy alebo článku o pripravovanom projekte – napr. rekonštrukcia školy, zavedenie nového IT systému, modernizácia verejného osvetlenia.
- Propagácia veľkej zákazky na webe alebo sociálnych sieťach, vrátane zverejnenia plánovaného harmonogramu.
- Organizácia podujatia Meet the Buyer – stretnutie so zástupcami trhu, kde verejný obstarávateľ predstaví svoj zámer prípade plán projektov na nasledujúce obdobie.
- Formálna prípravná trhová konzultácia (PTK)
Príklad:
✔️ Pred vyhlásením súťaže prebehne online prezentácia pripravovaného projektu, kde verejný obstarávateľ predstaví rozsah plánovanej zákazky a upozorní na nadchádzajúcu PTK.
✔️ Mesto zverejní článok s pozvánkou na Meet the Buyer, kde nákupcovia vysvetlia, ako aj po formálnej stránke u nich funguje proces obstarávania a predstavia projekty na nasledujúce obdobie.
Ako rozhodujú nákupcovia – aj nákupca je len človek
Rozhodovanie verejného obstarávateľa ovplyvňujú nie len zákonné požiadavky, ale aj ľudské faktory. Nákupca sa rozhoduje pod tlakom času, zodpovednosti a často aj očakávaní iných útvarov. Každý krok – od voľby metódy obstarávania až po vyhodnotenie ponúk – je výsledkom rozhodovania, ktoré nemusí byť vždy úplne racionálne.
Behaviorálne vedy ukazujú, že v takomto prostredí sa ľudia rozhodujú podľa vzorcov, ktoré sú predvídateľné, ale nie vždy výhodné. Tu je sedem typických modelov, ako sa rozhodujú nákupcovia (nielen) vo verejnom sektore:
🧭 Potvrdenie vlastného názoru (confirmation bias)
Nákupca alebo gestor preberá požiadavky na parametre, referencie či obrat bez overenia ich primeranosti. Nie preto, že by boli nevyhnutné, ale preto, že už raz fungovali – a zapadajú do predstavy o „spoľahlivom“ dodávateľovi. Podmienky, ktoré sťažujú účasť novým alebo menším firmám, sa tak reprodukujú bez diskusie.
Toto sa často týka aj kontrolórov – ak narazia na nezvyčajný alebo inovatívny prístup, majú tendenciu ho spochybniť, len preto, že sa odchyľuje od toho, čo je „štandardné“ alebo čo už niekde videli. Často nejde o vecnú námietku, ale o prirodzenú preferenciu známeho pred neznámym.
⏱️ Voľba najjednoduchšieho riešenia (satisficing)
Pod časovým tlakom a mentálnym preťažením nákupca volí riešenie, ktoré je „bezpečné“ a známe – nie nevyhnutne najlepšie. Najčastejšie ide o voľbu kritéria najnižšej ceny alebo opakovanie starých podmienok.
🔁 Opakovanie známeho postupu (status quo bias)
Aj keď má zákazka nové parametre alebo sú na trhu nové možnosti, nákupca zvolí rovnaký model ako v minulosti – najmä ak „vtedy to prešlo“ bez problémov. Obáva sa, že každá zmena by mohla vyvolať otázky alebo pochybnosti vedenia, kontrolných orgánov alebo verejnosti.
📊 Rozhodovanie podľa iných (social proof)
Namiesto vlastného posúdenia primeranosti podmienok sa nákupca riadi tým, ako to urobil iný verejný obstarávateľ. Ak niekto iný použil rovnaké referencie alebo rovnaký opis, prevezme ho bez úprav. Spolieha sa, že „keď to prešlo inde, prejde to aj nám“.
⚖️ Vyhýbanie sa subjektívnym kritériám (averzia voči neistote)
Pri zákazkách, kde by bolo vhodné hodnotiť kvalitu, nákupca radšej použije iba cenu – aj keď vie, že výsledok nemusí zodpovedať reálnym potrebám. Kvalitatívne kritériá považuje za „ťažko obhájiteľné“ a bojí sa, že by mohli vyvolať pochybnosti.
Dôvodom býva aj nedôvera voči schopnosti alebo neutralite vecného gestora, ktorý má hodnotenie zabezpečiť. Pridáva sa aj strach z medializácie alebo podozrenia z neobjektívnosti – ak by víťazná ponuka nebola najlacnejšia. Nákupca tak radšej zvolí jednoduchšiu, ale menej funkčnú cestu – aby sa „nič nemohlo stať“.
👉 Slepé delegovanie na gestora (autoritatívna slepota)
Pri technických alebo špecializovaných zákazkách nákupca preberá špecifikáciu od gestora bez vecnej diskusie. Nevstupuje do obsahu ani v prípade, že má pochybnosti o otvorenosti súťaže – vníma to ako „mimo moju expertízu“.
Často sa to skončí len suchou pripomienkou alebo e-mailom typu: „toto môže byť považované za diskriminačné“. Nákupca síce formálne „upozorní“, ale ďalej to už nerieši. Nenavrhne lepšiu formuláciu, nepýta si doplnenie odôvodnenia, neotvára diskusiu. Skôr si tým buduje alibi: „ja som ich varoval, ale je to ich zodpovednosť“.
🛡️ Predchádzanie konfliktu za každú cenu (defenzívne obstarávanie)
Defenzívne obstarávanie nie je o lenivosti, ale o potrebe vyhnúť sa riziku, pochybnostiam a osobnej zodpovednosti. Nákupcovia často proaktívne volia opatrnejší prístup – navrhujú prísnejšie podmienky, jednoduchšie kritériá alebo formálnejší proces len preto, že sa „nič nemôže pokaziť“.
Nejde vždy o tlak z vedenia. Niekedy práve nákupca straší ostatných možnými následkami odvážnejších riešení – napríklad hodnotením kvality, otvorením trhu alebo znížením formálnych požiadaviek. Aj keď vie, že by to mohlo viesť k lepšiemu výsledku, volí radšej „nepriestrelné“ riešenie, ktoré je síce bezpečné, ale menej efektívne.
Ako zlepšiť verejné obstarávanie cez lepšie rozhodovanie
Ak chceme, aby bolo verejné obstarávanie otvorenejšie, zrozumiteľnejšie a konkurencieschopnejšie, nestačí sa zamerať len na paragrafy. Rozhodujú ľudia – a ľudia majú svoje obavy, návyky a skratky. Práve preto má zmysel začať s malými, ale účinnými zmenami v tom, ako sa rozhodujeme a ako nastavujeme podmienky pre iných.
Tu je päť konkrétnych krokov, ktoré môže verejný obstarávateľ zaviesť okamžite:
🧾 1. Píšte zrozumiteľne
Výzva, ktorej rozumie aj firma bez právneho oddelenia, má väčšiu šancu osloviť viac dodávateľov. Zbavte sa zbytočného žargónu, používajte krátke vety, odrážky a jasné nadpisy.
📉 2. Znížte mentálnu záťaž pri vstupe do súťaže
Ak sa dodávateľ stratí v dokumentácii alebo si nie je istý, čo sa od neho žiada, jednoducho sa nezapojí. Výzvy zvyknú mať dobrú štruktúru – problém býva skôr v zbytočnom balaste. Napríklad 25 príloh, ktoré by pokojne mohli byť štyri. Častou prekážkou je aj to, že obsah ponuky je uvedený v jednom dokumente, ale požiadavky na jednotlivé prílohy sú roztrúsené inde. Dodávateľ tak musí pracne skladať informácie z viacerých podkladov – namiesto toho, aby ich mal prehľadne na jednom mieste. Predvyplnené formuláre, zrozumiteľné názvy príloh a vizuálne členenie dokumentov výrazne pomáhajú.
🗣️ 3. Využívajte priestor na komunikáciu pred súťažou
Pred vyhlásením zákazky je možné s trhom otvorene komunikovať. Prípravné trhové konzultácie alebo jednoduché stretnutia typu „Meet the Buyer“ budujú dôveru, pomáhajú získať spätnú väzbu a odhaliť slabé miesta v nastavení súťaže.
🧠 4. Reflektujte vlastné rozhodovanie
Aj nákupca je len človek. Zaveďte si interné kontrolné zoznamy, ktoré vám pomôžu včas odhaliť zaujaté rozhodnutia, zbytočne úzke podmienky alebo nekriticky prevzaté kritériá.
📊 5. Pracujte s vlastnými dátami
Jedna ponuka? Opakovaný víťaz? Žiadne otázky od trhu? To všetko sú signály, že niečo v nastavení nemusí fungovať ideálne. Sledujte vzorce správania dodávateľov, porovnávajte a učte sa z vlastnej praxe.
Takéto zmeny si nevyžadujú novelu zákona – iba pozornejšie rozhodovanie. Behaviorálne prístupy ukazujú, že ak zmeníme prostredie, mení sa aj správanie. Verejné obstarávanie je nástroj. A každý nástroj funguje lepšie, ak ho používame s pochopením toho, ako rozmýšľajú ľudia, ktorí ho držia v rukách.