Vieme, čo kupujeme, ale vieme to aj opísať? Mnohé problémy vo verejnom obstarávaní nevznikajú počas súťaže, ale ešte pred jej začiatkom. No ešte predtým, než súťaž vôbec začne, je potrebné mať jasno v jednej veci: čo vlastne chceme obstarať – a ako to vieme opísať. A práve tu často nastáva prvý problém: žiadateľ čaká, že opis pripraví nákupca, nákupca ho zase očakáva od žiadateľa.
Hoci to znie ako samozrejmosť, opis predmetu zákazky býva častým slabým miestom súťaže (a mnohokrát aj dôvodom interných hádok medzi žiadateľom a nákupom). Nie preto, že by verejný obstarávateľ netušil, čo potrebuje – ale preto, že to nebolo zrozumiteľne, úplne a nediskriminačne opísané.
A práve tu vznikajú problémy. Niektoré požiadavky sa dajú vyložiť rôzne, iné sú zbytočne úzke a ďalšie chýbajú úplne. Výsledkom sú otázky, vysvetlenia, námietky – a často „nevysvetliteľné ponuky“.
Čo hovorí zákon – a čo si z toho zobrať
Zákon o verejnom obstarávaní v § 42 stanovuje základné pravidlá:
- opis predmetu zákazky musí byť jednoznačný a zrozumiteľný,
- umožňovať predloženie porovnateľných ponúk,
- rešpektovať princípy rovnakého zaobchádzania, hospodárnosti, efektívnosti a nediskriminácie (§ 10).
Opis možno postaviť na technickej špecifikácii, funkčnom opise alebo odkaze na normy, značky či osvedčenia. Ak sa použije odkaz na konkrétny výrobok alebo normu, musí byť umožnené predloženie ekvivalentu.
Zákon teda určuje rámec. Ale jeho naplnenie závisí od toho, ako k nemu pristúpia tí, ktorí opis pripravujú – žiadateľ a nákupca.
Kto špecifikáciu píše – a kto ju má vedieť usmerniť
Opis predmetu zákazky by mal pripravovať ten, kto predmet obstarávania reálne potrebuje a bude s ním pracovať – vecný gestor resp. žiadateľ. Ide o odborný útvar (alebo konkrétnu osobu), ktorý pozná účel, požiadavky aj technické súvislosti.
Žiadateľ je zároveň zodpovedný za obsah špecifikácie – teda za to, že v nej nič dôležité nechýba, že požiadavky dávajú technický zmysel a zodpovedajú potrebám.
Úloha nákupcu je byť odborným partnerom – nie kontrolórom.
Nákupca pomáha žiadateľovi overiť, či:
- opis na prvý pohľad dáva zmysel,
- opis zodpovedá princípom zákona,
- neobsahuje zjavne diskriminačné alebo neprimerané požiadavky,
- sú požadované vlastnosti preukázateľné a vyhodnotiteľné,
- je opis zosúladený s podmienkami účasti a kritériami,
- žiadateľ na nič dôležité nezabudol.
Ak žiadateľ nevie niektoré požiadavky presne definovať, nákupca môže navrhnúť riešenie – napríklad použiť kombináciu funkčného a technického opisu, využiť rozpätie alebo minimálne požiadavky a doplniť prieskum trhu.
A ak si ani tak nie sú istí, že špecifikácia je nastavená správne, stále majú k dispozícii silný nástroj: analýzu trhu alebo prípravné trhové konzultácie (§ 25).
V mnohých prípadoch práve tieto dva nástroje umožnia špecifikáciu spresniť a súťaž nastaviť realisticky a férovo.
Kedy sa špecifikácia stáva problémom – a ako tomu predísť
Opis býva slabý najmä vtedy, keď vznikne narýchlo alebo, najčastejšie ako kopírovanie starších dokumentov. Problém je aj vtedy, keď ho zostaví niekto, kto nepozná praktickú potrebu – a vychádza len zo šablóny či predstavy (ako by niečo malo vyzerať alebo fungovať).
Medzi časté chyby patria:
- neúplnosť špecifikácie, keď chýba napríklad servis, montáž či školenie,
- nejasné alebo všeobecné formulácie, ktoré každý chápe inak,
- príliš konkrétne parametre, ktoré smerujú na jediný produkt,
- automatické preberanie minulých požiadaviek, ktoré už nemusia dávať zmysel.
Odpoveď znie: nie v plnom rozsahu. Zmluva môže upraviť detaily, ale nemôže rozšíriť predmet zákazky o niečo, čo nebolo súčasťou súťažných podkladov. Ak uchádzači netušia, že majú zahrnúť napríklad servis, nemusia ho započítať do ceny – a nákupca dostane neporovnateľné ponuky.
Ako pripraviť opis, ktorý dáva zmysel
Opis by mal byť dostatočne konkrétny na to, aby sa dali posúdiť ponuky, ale zároveň neobmedzoval hospodársku súťaž.
Odporúčania pre žiadateľa a nákupcu:
- Opíšte účel a funkciu, ak to dáva zmysel – napríklad že zariadenie má byť mobilné alebo vhodné na použitie v exteriéri.
- Používajte technické parametre tam, kde sú opodstatnené – napríklad pri výkone, kompatibilite, bezpečnosti či životnosti.
- Nevyužívajte odkazy na značky, modely alebo interné označenia, pokiaľ na to nie je objektívny dôvod.
- Zahrňte prevádzkové požiadavky, ak sú pre riadne plnenie podstatné – ako napríklad servis, výmenu opotrebovaných častí alebo reakčný čas podpory.
- Dbajte na to, aby boli všetky požiadavky objektívne vyhodnotiteľné. Vyhýbajte sa nejednoznačným formuláciám typu „intuitívne rozhranie“ či „vysoký výkon“, ak neviete, ako ich preukážete a vyhodnotíte.
Opis predmetu zákazky nie je len technická formalita. Je to praktický nástroj, ktorý rozhodne o tom, čo sa nakúpi – a či to bude fungovať v reálnych podmienkach.
Pár praktických odporúčaní :
🟩 Nepoužívajte presné hodnoty pokiaľ ich explicitne nevyžadujete.
➡️ Presne určené rozmery alebo výkony môžu obmedziť súťaž.
📌 Radšej použite rozpätie alebo minimálnu požiadavku, prípadne určte tolerančné pásmo.
Príklad: namiesto „šírka stola 160 cm“ radšej „šírka min. 150 cm“.
🟩 Nevymýšľajte si vlastné certifikáty – používajte overené označenia a pripúšťajte ekvivalent.
➡️ Ak odkazujete na konkrétny certifikát, musí byť relevantný pre predmet zákazky a uchádzač musí mať možnosť preukázať rovnakú úroveň iným uznávaným spôsobom.
Príklad: „Textilné výrobky musia byť certifikované podľa OEKO-TEX® Standard 100 alebo iného systému preukazujúceho chemickú bezpečnosť z hľadiska obsahu škodlivých látok.“
🟩 Vyhnite sa vágnym a nevyhodnotiteľným výrazom.
➡️ Formulácie ako „intuitívne ovládanie“, „dostatočný výkon“ alebo „moderný dizajn“ nie sú objektívne preukázateľné.
📌 Používajte merateľné parametre alebo presné funkčné požiadavky.
Príklad: „ovládanie cez dotykový displej min. 10″ s rozhraním v slovenskom jazyku“.
🟩 Neodkazujte na konkrétnu značku alebo výrobok, pokiaľ to nie je technicky nevyhnutné.
➡️ Ak musíte odkaz použiť (napr. kvôli kompatibilite), vždy umožnite preukázanie ekvivalentu.
Príklad: „toner typu HP 12A alebo ekvivalentný, kompatibilný s tlačiarňou XY“
🟩 Nepožadujte „rovnaké ako existujúce“. Radšej špecifikujte požiadavky na kompatibilitu – a uveďte, v čom konkrétne.
➡️ Slová ako „identické“, „totožné“ alebo „rovnaké“ môžu bez dôvodu vylúčiť iné funkčné riešenia.
📌 Ak požadujete kompatibilitu, určte, v akej oblasti: dátová výmena, fyzické prepojenie, softvérové rozhranie alebo inštalačný systém.
Príklad: „zariadenie musí byť kompatibilné so systémom XY v rozsahu dátovej komunikácie (podpora formátu XML, komunikácia cez REST API)“.
🟩 Pri špecifických požiadavkách pomôžte žiadateľovi vyjadriť ich technicky jednoznačne, bez zbytočného zúženia trhu.
➡️ Žiadateľ definuje, čo potrebuje – nákupca pomáha určiť, ako to zapísať do špecifikácie tak, aby sa to dalo vyhodnotiť a zároveň neobmedzovalo súťaž viac, než je nevyhnutné.
Príklad: Žiadateľ potrebuje tlačiareň s dvoma zásobníkmi papiera. Namiesto „tlačiareň s dvoma zásobníkmi značky XY“ je vhodné uviesť: „tlačiareň s minimálne dvoma samostatnými vstupnými zásobníkmi, každý s kapacitou min. 250 listov, s možnosťou súčasného používania rôznych formátov papiera (napr. A4 a A5)“.
🟩 Pri farbách a dizajne buďte konkrétni – ale nie príliš reštriktívni.
➡️ Neuvádzajte len „svetlosivá“ alebo „neutrálna farba“.
📌 Radšej použite RAL odtieň alebo prípustnú kombináciu.
Príklad: „farba RAL 7035 alebo biela“.
🟩 Zamyslite sa, či to, čo požadujete, viete aj reálne skontrolovať.
➡️ Ak neviete požiadavku skontrolovať počas obstarávania alebo plnenia, zrejme ju treba preformulovať alebo úplne vypustiť.
Príklad: požiadavku „nízka hlučnosť“ možno nahradiť „hladina hluku max. 38 dB“.
Pred zverejnením – skontrolovať, overiť, uistiť sa
Skôr než nákupca vyhlási súťaž, mal by si spolu so žiadateľom prejsť špecifikáciu a overiť, či:
- opis zodpovedá potrebe a je zrozumiteľný,
- umožňuje porovnať ponuky,
- nie je diskriminačný,
- a či všetko podstatné v ňom naozaj je – vrátane „neviditeľných“ častí, ako je servis, montáž alebo záruka.
Spoločné prechádzanie špecifikácie – ideálne v rámci zaužívaného vnútorného postupu – pomáha predísť dodatočným vysvetleniam, nedorozumeniam alebo dokonca námietkam. A hlavne – pomáha nakúpiť to, čo skutočne potrebujeme.
Dobrý opis je tímová práca
Opis predmetu zákazky nie je len zákonná povinnosť. Je to bod, od ktorého sa odvíja celá zákazka – od kvality ponúk až po finálny výsledok. Ak má verejné obstarávanie fungovať, žiadateľ a nákupca musia spolupracovať.
Žiadateľ pozná potrebu. Nákupca pozná proces. Spoločne si pomáhajú nastaviť opis tak, aby bol zrozumiteľný, vyhodnotiteľný a v súlade so zákonom.
Keď to funguje, opis nie je slabé miesto súťaže, ale jej silný základ.