Vo verejnom obstarávaní sa príliš často zameriavame iba na súlad so zákonom, no menej už na to, ako nastaviť súťaž z pohľadu dobrého nákupu. A pritom k lepším výsledkom môže viesť ešte niečo navyše: otvorený dialóg s trhom ešte pred samotnou súťažou.
Stretnutia typu Meet the Buyer ukazujú, že komunikácia buduje dôveru a odbúrava bariéry, ktoré mnohým dodávateľom bránia zapojiť sa do verejného obstarávania. A práve to môže byť kľúčom k lepším ponukám.
Čo je to „Meet the Buyer“?
Je to neformálne stretnutie verejného obstarávateľa s potenciálnymi dodávateľmi.
Nejde o výber dodávateľa ani vyhlásenie súťaže – ide o priestor, kde:
predstavujeme ako fungujeme,
vysvetľujeme ako u nás prebieha verejné obstarávanie,
a aké nákupy plánujeme do budúcnosti.
Pre koho je Meet the Byuer určené?
Pre verejných obstarávateľov a obstarávateľov, ktorí chcú podporiť férovú hospodársku súťaž a prilákať viac dodávateľov – vrátane tých, ktorí možno doteraz s verejným sektorom nespolupracovali.
Pre dodávateľov, ktorí majú záujem súťažiť, ale často nemajú istotu, ako verejné obstarávanie funguje, alebo majú obavy z formálnych náležitostí. Stretnutie im dáva priestor získať odpovede a pochopiť procesy nákupu.
Stretnúť sa má zmysel.
V praxi sa často stretávame s tým, že dodávatelia síce majú odborné kapacity a záujem, ale od verejného obstarávania ich odrádza strach z formálnych chýb alebo pocit, že „v ňom aj tak nemajú šancu“. Meet the Buyer môže tieto obavy odbúrať.
Zmyslom stretnutí je:
vysvetliť, ako funguje verejné obstarávanie v konkrétnej inštitúcii,
ukázať, že proces je otvorený a férový,
odpovedať na bežné otázky a vysvetliť formálne náležitosti,
predstaviť, aké nákupy plánujeme do budúcna – čo dodávateľom pomáha pri plánovaní kapacít (napr. v stavebníctve).
Čo sa stane, keď sa rozprávame s trhom.
- Dodávatelia sa cítia istejší. To bol aj hlavný výstup z dotazníka po našom podujatí, ktoré sme organizovali pre klienta – účastníci ocenili, že porozumeli procesu nákupu a vedia sa lepšie pripraviť na podanie ponuky.
- Zvyšuje sa dôvera v inštitúciu. Tým, že otvorene komunikujeme s trhom, dávame jasný signál: súťaž je férová a prístupná pre každého, kto spĺňa podmienky. To pomáha odbúravať domnienky, že „je už dopredu rozhodnuté“.
- Zlepšuje sa formálna kvalita ponúk. Keď dodávatelia vedia, na čo si dať pozor (napr. pri predkladaní ponúk a dokumentov), znižuje sa počet vylúčení z dôvodu formálnych nedostatkov.
- Lepšie plánovanie kapacít. Ak na Meet the Buyer predstavíme, čo plánujeme obstarávať v najbližšom období, dodávatelia sa môžu vopred pripraviť – najmä pri väčších alebo technicky náročných zákazkách.
- Prirodzený predstupeň k Prípravným trhovým konzultáciám. Meet the Buyer síce neslúži na konkrétne nastavovanie zákazky, ale môže byť výborným prvým kontaktom. Ak sa rozhodneme pre konzultácie k určitej zákazke, dodávatelia už budú „v obraze“ a pripravení zapojiť sa.
Kedy má a kedy nemá zmysel robiť Meet the Buyer.
Kedy áno?
Keď pripravujeme väčšie alebo komplexnejšie nákupy, kde očakávame záujem viacerých typov dodávateľov (napr. stavebné práce, IT riešenia, služby s vyššou pridanou hodnotou).
Keď chceme aktívne rozširovať okruh uchádzačov – napríklad o menšie firmy alebo nových hráčov na trhu.
Keď plánujeme nákupy vopred a vieme o nich informovať v širšom kontexte – dodávatelia si tak môžu lepšie plánovať svoje kapacity.
Keď máme záujem nadviazať kontakt s trhom bez toho, aby sme riešili konkrétnu zákazku – či už ako nový obstarávateľ na trhu, alebo pri zmene interných procesov.
Kedy nie?
Ak ide o rutinný, rýchly nákup s malou hodnotou alebo opakovanú rámcovú zmluvu bez zásadných zmien.
Ak nie sme pripravení na reálnu komunikáciu s trhom – Meet the Buyer nemá byť len formálnym gestom.
Ak nemáme čo komunikovať – bez jasnej vízie, čo chceme dodávateľom povedať, môže stretnutie pôsobiť nepresvedčivo.
Keď chcete zaujať dodávateľov, nenechajte to na náhodu.
Aby Meet the Buyer splnilo svoj účel a zároveň bolo v súlade s princípmi verejného obstarávania, odporúčame dodržať tieto zásady:
Otvorenosť a dostupnosť:
Informáciu o konaní podujatia je vhodné zverejniť cez dostupné kanály – web, profil obstarávateľa, sociálne siete, odvetvové asociácie.
Meet the Buyer však nemusí byť masové ani všeobecné. Môže ísť o tematické stretnutie zamerané na konkrétnu skupinu dodávateľov – napríklad tam, kde dlhodobo zápasíme s nízkym záujmom. V takom prípade je vhodné cielené pozývanie.
Jasný program a účel:
Komunikovať, čo bude obsahom – predstavenie plánov, procesov, možnosť klásť otázky. Vyhnúť sa nejasným pozvánkam bez vysvetlenia.
Oddelenie od konkrétnej zákazky:
Nejde o konzultáciu konkrétnej súťažnej dokumentácie. Ak chceme hovoriť s trhom o konkrétnej zákazke, vhodnejším nástrojom sú Prípravné trhové konzultácie.
Zachovanie rovnakých podmienok v rámci segmentu trhu:
Aj pri tematických podujatiach je dôležité, aby nikto nezískal neprimeranú výhodu – stretnutie by malo byť známe a prístupné všetkým relevantným dodávateľom.
Pár myšlienok na záver...
Meet the Buyer je jednoduchý, ale účinný nástroj, ako budovať dôveru medzi verejným obstarávateľom a trhom. Nie je to formálna povinnosť, ale dobrovoľný krok, ktorý môže výrazne prispieť k tomu, že dostaneme viac a kvalitnejších ponúk – a od širšieho spektra dodávateľov.
Vďaka tomuto dialógu dávame jasne najavo, že neobstarávame pre formu, ale pre výsledok. Že máme záujem o férovú súťaž. A že aj verejný obstarávateľ vie komunikovať moderne, otvorene a transparentne.
Ak hľadáte spôsob, ako zlepšiť výsledky svojich obstarávaní – možno je najvyšší čas urobiť ten prvý krok. Stretnúť sa s trhom.