Pri verejnom obstarávaní sa najčastejšie kladie dôraz na najnižšiu cenu. Na prvý pohľad ide o jasné a ľahko porovnateľné kritérium. V praxi sa však ukazuje, že nízka obstarávacia cena ešte nemusí znamenať tú najlepšiu voľbu.
Predstavme si, že mesto nakúpi lavičky do parku za výbornú cenu. O pár rokov však zistí, že nekvalitné materiály si vyžadujú nákladné opravy alebo výmenu. Celkové náklady sa tak vyšplhajú oveľa vyššie, než keby od začiatku investovalo do trvácnejšieho riešenia.
Aj takéto situácie ukazujú, že pri obstarávaní je dôležité nepozerať len na cenu za dodanie, ale na všetky náklady počas životnosti predmetu zákazky. Tento prístup sa označuje ako celkové náklady na vlastníctvo (Total Cost of Ownership – TCO).
Čo je TCO a prečo by nás malo zaujímať
Celkové náklady na vlastníctvo alebo užívanie predstavujú pohľad na obstarávanie, ktorý neostane len pri obstarávacej cene. Zohľadňuje všetko, čo verejný obstarávateľ zaplatí počas celej životnosti predmetu zákazky: náklady na prevádzku, údržbu, servis aj jeho likvidáciu.
V praxi to znamená, že lacnejšia ponuka na začiatku môže viesť k vyšším výdavkom v budúcnosti. Naopak, zdanlivo drahšie riešenie môže byť výhodnejšie, ak má nižšie prevádzkové náklady alebo dlhšiu životnosť.
Ak verejný obstarávateľ uvažuje v rámci TCO, vyberá riešenia, pri ktorých sa nepozerá, či sú lacné na začiatku, ale predovšetkým efektívne z dlhodobého hľadiska.
Ako pripraviť súťaž s TCO
Celkové náklady na vlastníctvo (TCO) pomáhajú verejnému obstarávateľovi vyhodnocovať ponuky z dlhodobého hľadiska, nie len podľa obstarávacej ceny. Aby však TCO zohrávalo v hodnotení reálnu úlohu, musí byť správne zapracované už v príprave súťaže.
Ak chce verejný obstarávateľ zohľadniť pri vyhodnocovaní ponúk celkové náklady na vlastníctvo (TCO), musí to urobiť už pri voľbe hodnotiacich kritérií.
Zákon o verejnom obstarávaní v § 44 ods. 3 vymedzuje tri možnosti, ako možno ponuky hodnotiť:
- podľa najlepšieho pomeru ceny a kvality,
- podľa nákladov použitím prístupu nákladovej efektívnosti, najmä nákladov počas životného cyklu,
- alebo podľa najnižšej ceny.
TCO možno v praxi zohľadniť cez prístup nákladovej efektívnosti. Verejný obstarávateľ však musí jasne uviesť, ktoré nákladové zložky budú predmetom hodnotenia a ako ich bude porovnávať.
Aké náklady možno zohľadniť?
Konkrétny výber nákladových položiek závisí od charakteru zákazky. Medzi najčastejšie náklady, ktoré sa dajú v rámci TCO hodnotiť, patria:
💡 Prevádzkové náklady (napr. spotreba energie, paliva, tonera),
🔧 Údržba a servis (napr. povinné servisné prehliadky, výmena opotrebovaných dielov),
♻️ Likvidácia alebo recyklácia (náklady po skončení životnosti),
⏳ Životnosť a spoľahlivosť (ako dlho bude riešenie funkčné bez nutnosti servisných zásahov),
🤝 Technická podpora a školenia (najmä pri IT riešeniach).
Odporúča sa vybrať len tie náklady, ktoré majú vplyv na rozhodovanie a dajú sa objektívne kvantifikovať.
Ako zabezpečiť porovnateľnosť ponúk?
Aby hodnotenie ponúk podľa TCO bolo férové a zmysluplné, všetci uchádzači musia počítať s rovnakými predpokladmi. V súťažných podkladoch by preto mal obstarávateľ uviesť:
📆 hodnotené obdobie (napr. 3 alebo 5 rokov),
⚙️ očakávaný rozsah používania (napr. 1 000 hodín prevádzky ročne, 20 000 km jazdy, 6 000 strán tlače),
💶 jednotkové ceny (napr. za palivo, elektrinu, servisnú prácu),
🧮 spôsob výpočtu – napr. vzorec, do ktorého uchádzač doplní konkrétne hodnoty.
Tým sa zabezpečí, že ponuky budú porovnateľné a výsledky relevantné.
Ako má vyzerať vyhodnocovanie ponúk?
Hodnotiace kritériá musia byť transparentné a zrozumiteľné. Verejný obstarávateľ by mal:
- Jasne určiť, čo má uchádzač predložiť – napr. konkrétnu spotrebu, frekvenciu servisných úkonov alebo životnosť zariadenia.
- Vopred zverejniť výpočtový model – teda ako sa TCO spočíta a ako sa premietne do hodnotenia.
- Nastaviť primeranú váhu kritéria TCO – tak, aby jeho vplyv na výsledné poradie bol reálny. Ak má TCO len 5 %, ide skôr o formálny krok než o skutočný faktor rozhodovania.
- Zvážiť aj kvalitatívne faktory, ktoré ovplyvňujú TCO – napr. dostupnosť servisu, záručné podmienky alebo technická podpora.
TCO v praxi: príklady z rôznych typov zákaziek
Význam TCO je viditeľný najmä tam, kde verejný obstarávateľ nemyslí len na cenu dodania, ale aj na náklady počas používania.
Niektoré typy zákaziek ukazujú na konkrétnych príkladoch, prečo sa oplatí myslieť na celkové náklady už pri ich príprave. V praxi však existuje ešte mnoho ďalších situácií, kde je dôležité uvažovať nad celkovými nákladmi pri príprave každej zákazky – bez ohľadu na jej veľkosť alebo predmet
Pri výstavbe alebo obnove budov nestačí posudzovať len cenu samotných stavebných prác. Dôležité je sledovať aj budúce prevádzkové náklady – vykurovanie, chladenie, osvetlenie alebo údržbu technických zariadení.
Budova postavená s nízkymi počiatočnými nákladmi, ale s vysokými nákladmi na prevádzku, môže v priebehu rokov výrazne zaťažiť rozpočet verejného obstarávateľa.
Pri obstarávaní vozidiel, ako sú zberové autá alebo vozidlá na údržbu, je potrebné pozerať sa nielen na cenu za dodanie, ale aj na spotrebu paliva, cenu servisných prehliadok, dostupnosť náhradných dielov a predpokladanú životnosť vozidla.
Lacnejšie vozidlo s vyššími prevádzkovými nákladmi môže byť v horizonte piatich rokov výrazne drahšie ako drahšie, ale úspornejšie riešenie.
Pri informačných systémoch netvorí hlavnú časť nákladov len cena licencií alebo hardvéru.
Dôležitou súčasťou TCO sú aj náklady na správu systému, technickú podporu, pravidelné aktualizácie, školenia používateľov a migráciu dát.
Softvérové riešenie s nízkou obstarávacou cenou môže byť časom podstatne drahšie vďaka vysokým nákladom na prevádzku a rozširovanie.
Aj pri nákupe lavičiek, cyklostojanov či odpadkových košov je dôležité myslieť na náklady na údržbu a obnovu.
Výrobky z menej kvalitných materiálov môžu síce stáť menej, no ich častá výmena alebo oprava môže v konečnom dôsledku predražiť pôvodne „lacnú“ investíciu.
Pri obstarávaní zdravotníckych prístrojov je potrebné sledovať nielen obstarávaciu cenu, ale aj cenu spotrebného materiálu, pravidelných servisných zásahov a dostupnosti náhradných komponentov počas celej životnosti zariadenia.
Časté chyby a ako sa im vyhnúť
Aj keď verejný obstarávateľ uvažuje nad celkovými nákladmi, v praxi sa pri ich zohľadňovaní často objavujú opakujúce sa chyby. Tie môžu viesť k neporovnateľným ponukám, nesprávnemu výpočtu nákladov alebo k výsledku, ktorý vôbec nereflektuje realitu používania.
Dajte si pozor na nasledovné najčastejšie chyby a pamätajte na odporúčania, ako sa im vyhnúť.
- Hodnotí sa len obstarávacia cena, hoci náklady počas životnosti sú rozhodujúce
Zmluvná cena býva síce zrozumiteľná a porovnateľná, ale pri mnohých typoch predmetov (napr. vozidlá, technológie, stavebné diela) tvorí len menšiu časť skutočných výdavkov.
Ak sa nehodnotia prevádzkové, servisné alebo likvidačné náklady, obstarávateľ si môže vybrať „lacnejšie“ riešenie, ktoré sa v praxi výrazne predraží. - Kritériá TCO nie sú v podkladoch dostatočne vysvetlené
Ak nie je jasne uvedené, ktoré náklady sa budú hodnotiť, ako sa budú počítať a na aké obdobie sa vzťahujú, hrozí nejednoznačný výklad alebo neporovnateľné ponuky.
Riešenie: ku každému kritériu treba doplniť popis, čo má uchádzač predložiť, ako sa s údajmi naloží a ako sa bude vypočítavať výsledné hodnotenie. - Uchádzači počítajú s rôznymi vstupmi – výsledky nie sú porovnateľné
Ak obstarávateľ neurčí napríklad jednotnú cenu elektriny, očakávaný počet výtlačkov ročne alebo dĺžku hodnoteného obdobia, môže sa stať, že každý uchádzač počíta s inými číslami.
Výsledkom je, že porovnanie ponúk nemá žiadnu výpovednú hodnotu. - TCO je formálne prítomné, ale v praxi nemá váhu
Stáva sa, že síce existuje kritérium týkajúce sa prevádzkových nákladov, ale má tak nízku váhu v hodnotení (napr. 5 %), že nemá reálny vplyv na výber víťaza.
Praktické odporúčania na záver
Zohľadňovanie celkových nákladov na vlastníctvo je spôsob, ako verejný obstarávateľ môže nakupovať výhodnejšie, udržateľnejšie a zodpovednejšie. Nejde o komplikovaný prepočtový model, ale o spôsob rozmýšľania, ktorý rozlišuje medzi tým, čo je „lacné dnes“ a čo bude výhodné aj o niekoľko rokov.
Mnohokrát netreba vymýšľať nové vzorce ani kritériá. Na internete sa dajú nájsť kalkulačky na výpočet TCO.
Ak má TCO fungovať v praxi, je potrebné:
- myslieť naň už pri plánovaní zákazky, nie až pri vyhodnocovaní ponúk,
- zvoliť vhodné hodnotiace kritérium , ktoré umožňuje zohľadniť náklady počas životného cyklu – najmä cez prístup nákladovej efektívnosti,
- jasne vymedziť, aké náklady sa budú hodnotiť, a ako sa vypočítajú,
- použiť rovnaké vstupy pre všetkých uchádzačov, aby boli ponuky porovnateľné,
- a nastaviť váhu hodnotiacich kritérií tak, aby TCO nebolo len formálnou položkou.
TCO má zmysel tam, kde verejný obstarávateľ chce pozerať ďalej než po podpis zmluvy. Práve preto je tento prístup dôležitý najmä pri technike, vozidlách, stavebných prácach, IT riešeniach, ale aj pri zdanlivo bežných nákupoch, kde sa dlhodobé náklady zvyknú prehliadať.
Rozhodovať sa podľa celkových nákladov neznamená komplikovať verejné obstarávanie. Znamená to robiť rozhodnutia, ktoré majú hlavu a pätu – z hľadiska financií aj z hľadiska zodpovednosti.