Nie každé verejné obstarávanie musí formálne začať až zverejnením výzvy vo vestníku. Niekedy je múdrejšie začať otázkou: „Ako to rieši trh?“ alebo „Čo je dnes technicky možné?“ Presne o tom sú prípravné trhové konzultácie – praktický a zákonný spôsob, ako sa verejný obstarávateľ môže poradiť s trhom ešte predtým, než stanoví podmienky súťaže.
Dobré zadanie nevzniká za stolom. Formuje sa v kontakte s realitou – s tými, ktorí dané služby, tovary či práce skutočne dodávajú.
Čo sú prípravné trhové konzultácie a na čo slúžia
Prípravné trhové konzultácie (PTK) sú zákonný a veľmi praktický spôsob, ako si verejný obstarávateľ môže overiť svoje predstavy, spresniť zadanie a získať aktuálne informácie z trhu. Slúžia na to, aby sa zadanie pripravilo čo najrealistickejšie, najúčinnejšie a v súlade s tým, čo trh vie ponúknuť. Výsledkom býva lepšie nastavená súťaž, menej otázok počas lehoty na predkladanie ponúk a vyššia kvalita ponúk. V neposlednom rade má dobre nastavená súťaž priamy vplyv aj na počet doručených ponúk.
PTK môžu prebiehať rôznymi spôsobmi – napríklad ako osobné stretnutia, online rozhovory, písomné odpovede na vopred pripravené otázky, napríklad aj formou on-line dotazníka, a podobne. Zvolený formát závisí od typu zákazky a informácií, ktoré chceme získať.
Obstarávateľ môže pred začatím postupu verejného obstarávania vykonať prípravné trhové konzultácie so zreteľom na prípravu a informovanie trhu, pričom je povinný zabezpečiť, aby sa tým nenarušila hospodárska súťaž ani nedošlo k porušeniu princípov rovnosti, nediskriminácie a transparentnosti.
Obstarávatelia môžu pred začatím obstarávania viesť konzultácie s cieľom pripraviť obstarávanie a informovať hospodárske subjekty. Musia však zabezpečiť, aby nedošlo k narušeniu hospodárskej súťaže ani k zvýhodneniu niektorého účastníka.
Kedy má PTK zmysel a prečo
PTK nie sú určené len pre prípady, keď verejný obstarávateľ nemá jasno v tom, čo potrebuje. Rovnako dobre poslúžia aj vtedy, keď zvažuje, že chce obstarávať inak ako doteraz, alebo si potrebuje overiť, či jeho aktuálny prístup stále dáva zmysel. Môžu byť aj nástrojom na doplnenie know-how v situáciách, keď vo vnútri organizácie chýba špecializovaná odbornosť – napríklad pri IT riešeniach, technologických inováciách alebo špecifických stavebných postupoch.
Dnešný trh sa vyvíja rýchlo a to, čo bolo pred pár rokmi bežným štandardom, už dnes nemusí obstáť z hľadiska ceny, funkčnosti alebo udržateľnosti. PTK umožňujú verejnému obstarávateľovi získať realistický obraz o tom, ako by sa daná zákazka dala nastaviť lepšie. Nie s cieľom zvýhodniť niekoho konkrétneho, ale práve naopak – nastaviť podmienky tak, aby boli otvorené, rozumné a trh na ne vedel kvalitne zareagovať.
💡 Príklad z praxe – obstarávanie softvérového riešenia
Pri príprave zákazky na nové softvérové riešenie sa pôvodne uvažovalo o vývoji systému „na mieru“ – podľa presne zadefinovaných funkčných a technických požiadaviek. Počas prípravných trhových konzultácií však viacerí dodávatelia upozornili, že trh dnes vo veľkej miere ponúka moderné cloudové riešenia formou SaaS (softvér ako služba), ktoré je možné prispôsobiť bez potreby náročného jednorazového vývoja. Takéto riešenia zároveň odbremeňujú verejného obstarávateľa od prevádzky vlastnej infraštruktúry a umožňujú jednoduchšiu správu aj aktualizácie. Zadanie sa preto upravilo tak, aby zohľadňovalo aj tieto možnosti – a výsledkom bola nielen širšia hospodárska súťaž a viac predložených ponúk, ale aj úspora nákladov oproti pôvodnému rozpočtu, ktorá dosiahla 22 %.
Kedy sa PTK naozaj oplatia?
- Keď pripravujete zadanie “od nuly“ a chcete zistiť, čo trh reálne ponúka
- Keď zvažujete obstarávať inak ako doteraz – modernejšie, otvorenejšie alebo efektívnejšie
- Keď chcete zistiť, či trh dnes nefunguje inak ako pred pár rokmi
- Keď máte vedomosť, že sa na trhu zmenili technológie, ceny alebo prístupy
- Keď v inštitúcii chýba špecializované know-how a potrebujete doplniť informácie z praxe
- Keď riešite zložitú zákazku s viacerými možnosťami realizácie
Ako PTK prebieha – základné pravidlá a odporúčania
Z hľadiska formy a organizácie sú prípravné trhové konzultácie veľmi flexibilné. Môžu prebiehať ako individuálne rozhovory s dodávateľmi, písomné výzvy s dotazníkmi, ale aj ako online konzultácie, obhliadky miesta plnenia alebo technické prezentácie. Verejný obstarávateľ si formát zvolí podľa toho, čo potrebuje zistiť a čo je vzhľadom na typ zákazky najefektívnejšie.
Bez ohľadu na konkrétny priebeh je však dôležité dodržať základné princípy verejného obstarávania – rovnaký prístup k zaobchádzania, transparentnosť a nediskrimináciu. PTK nie sú súťažou ani výberovým konaním. Ide o mapovanie trhu a overenie si zadania, ktoré ešte len vzniká.
Získané informácie by mal verejný obstarávateľ následne vyhodnotiť. Ak zostávajú nejasnosti, môže konzultácie zopakovať alebo doplniť. Ak je výstup jasný a konzistentný, nasleduje jeho premietnutie do zadania – napríklad v opise predmetu, v kritériách, v zmluvných podmienkach atď.
Zápis z PTK by mal byť poskytnutý všetkým záujemcom v súťaži.
Ideálne je, ak ho verejný obstarávateľ zverejní na svojom profile spolu s vyhlásením zákazky – napríklad ako prílohu súťažných podkladov. Tým sa zabezpečí, že všetci uchádzači majú prístup k rovnakým informáciám, ktoré boli dostupné aj účastníkom PTK. Zároveň sa odporúča poskytnúť zápis aj samotným účastníkom konzultácií, aby mali spätnú väzbu o tom, ako boli ich vstupy spracované a zohľadnené.
Takýto transparentný prístup zvyšuje dôveru v obstarávanie a minimalizuje riziko sťažností alebo pocitu zvýhodnenia niektorého subjektu.
📌 Tip: Dobré otázky dávajú trhovým hráčom možnosť ukázať, ako premýšľajú. Nepýtajte sa len „koľko to stojí“, ale aj „ako by ste to riešili?“
Aby prípravné trhové konzultácie priniesli čo najviac hodnotných informácií, je dobré pripraviť si dopredu niekoľko konkrétnych otázok. Cieľom je zistiť, ako funguje prax – aké sú štandardy, čo trh považuje za bežné a kde sú riziká. Tu je niekoľko príkladov otázok, ktoré možno použiť univerzálne – bez ohľadu na to, či pripravujete súťaž na služby, tovary alebo stavebné práce.
- Aké riešenia sa v praxi najčastejšie používajú?
- Existujú inovatívne alebo alternatívne možnosti?
- Ktoré požiadavky sú zbytočne obmedzujúce?
- Aké sú reálne dodacie/realizačné lehoty?
- Aké certifikáty alebo skúsenosti sú štandardom?
- Aké faktory najviac ovplyvňujú cenu?
- S akými komplikáciami sa v praxi najčastejšie stretávate počas plnenia zmluvy?
- Sú požiadavky, ktoré často vidíte v súťažiach, ale v praxi nemajú reálny prínos?
Kedy PTK nie sú potrebné (ale aj tak môžu pomôcť)
Nie každý nákup si vyžaduje prípravné konzultácie. Rutinné tovary, opakujúce sa služby alebo jednoznačne definované stavebné práce možno zabezpečiť aj bez nich – najmä ak už má verejný obstarávateľ dobrú znalosť trhu.
Ale aj v takých prípadoch môže krátky dotazník, verejná výzva alebo jednoduchý prieskum trhu ušetriť veľa času pri neskorších vysvetľovaniach a následných a opravách zadania.
Poďme si to zhrnúť...
Prípravné trhové konzultácie dávajú verejnému obstarávateľovi príležitosť pripraviť zákazku na základe reálnych a aktuálnych informácií. Pomáhajú lepšie pochopiť možnosti trhu, predchádzať nedorozumeniam a nastaviť podmienky tak, aby boli realizovateľné, hospodárne a trhom akceptovateľné.
Pre dodávateľov predstavujú PTK možnosť zapojiť sa do prípravy zákazky v jej počiatočnej fáze – vysvetliť technické súvislosti, upozorniť na obmedzenia a pomôcť zorientovať sa v tom, ako trh reálne funguje. Nie je to ich jediná možnosť vstúpiť do procesu, ale je to možnosť v čase, keď sú základné rozhodnutia ešte otvorené.
3 veci, ktoré je dobré si zapamätať:
-
PTK vám pomôžu nastaviť zákazku tak, aby bola zrozumiteľná, uskutočniteľná a atraktívna pre trh.
Získate reálne dáta, overíte si predpoklady a predídete zbytočným nedorozumeniam počas súťaže. -
Forma PTK je flexibilná – môžete zvoliť osobné alebo online rozhovory, online dotazník aj technickú prezentáciu.
Dôležité je všetko zaznamenať a zabezpečiť rovnaký prístup k informáciám pre všetkých. -
Dobré otázky vedú k dobrým rozhodnutiam.
Nepýtajte sa, čo máme urobiť, ale ako to funguje v praxi. Tak zistíte, čo trh naozaj vie ponúknuť.